Создание электронных архивов

Как правило, в таких случаях для хранения необходимой информации организуется архив — выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус.

Как подобная организация труда влияет на производительность сотрудника? Давайте рассмотрим часто встречающийся пример — сотруднику компании потребовался документ.

Ему необходимо:

• Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.
• Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.
• Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.
• После ознакомления вернуть этот документ в архив.

При использовании такой схемы возникают определенные трудности.

Во-первых, длительность процедуры. Для получения документа из архива, как правило, требуется несколько дней. Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику. В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может не знать, что документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого сотрудника.

Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.

Для выхода из сложившейся ситуации мы предлагаем создавать электронные архивы, которые:

• обеспечивают надежность хранения информации;
• сводят к минимуму потери информации;
• сокращают время на поиск;
• позволяют организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;
• позволяют организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;
• обеспечивают достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;
• позволяют знать о местонахождении оригинала документа;
• позволяют проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

Для создания электронного архива необходимо выполнить ряд этапов:

1. Обследование бумажного архива
2. Сканирование
3. Ввод данных в карточки поиска и верификация
4. Установка системы

Более подробно ознакомиться с проведением каждого этапа вы можете в соответствующих разделах нашего сайта.