Обработка документов

Любые документы, электронные или бумажный, нуждается в ведении и периодической обработке.

Обработка бумажных документов включает в себя целый комплекс работ, таких как:

• экспертиза документов (оценка их важности и частоты использования в работе организации);
• систематизация, и последующая архивная обработка документов;
• маркировка и создание описи на документы;
• архивный переплёт обработанных документов;
• оформление обложек (помогает при идентификации подшивок документов в архиве);

Качественная и своевременная обработка документов позволяет существенно уменьшить место, занимаемое в офисе документами, в кратчайший срок избавиться (конфиденциально и с гарантией, что утечки информации не будет) от документов ненужных.

Если говорить про обработку электронных документов, то работа включает в себя:

• анализ технического задание по созданию электронного архива или каталога документов;
• сканирование и ввод документов в базы данных или программы
• создание резервных копий документов в целом и разделов или отдельных групп документов;
• совершенствование обработке документов, создание между отдельными документами логических связей;
• удаление ненужных документов, анализ их важности, частоты использования.
Для многих организаций обработка бумажных документов является своеобразной подготовкой к процедуре сканирования и создания полноценного электронного архива.
 

Обработка документов и его роль в процессе делопроизводства

Главной целью этих работ - ускорение работы с документами в организации и оптимизация затрат на их хранение.

Точно такие же цели преследует и обработка архивов:

• своевременно изъятые из архива потерявшие силу документы не занимают места, а конфиденциально уничтожаются;
• вновь подшитые в соответствующие разделы бумаги маркируются, нумеруются и занимают предназначенное им место;
• для электронного архива - ненужные документы попросту удаляются из базы, не оставляя после себя ни следа, кроме информации о том, что тот или иной документ существовал и был за ненадобностью уничтожен.

Хотя в целом электронный архив более удобен, для внесения в него новых документов (особенно если это графика, схемы, изображения и т.д.) требуется участие специалистов: как на этапе оцифровки, так и для проверки на возможные ошибки при сканировании - периодический мониторинг качества документов также включается в комплекс работ по обработке.
Таким образом своевременная обработка документов позволяет существенно оптимизировать работу с документами, выявить ошибки и сэкономить место.

Как заказать консультацию по вопросу обработке документов?

Вам надо просто позвонить нам по телефону (495) 766-23-43 или послать заявку на e-mail info@mosarchiv.com