Создание электронных баз данных

Электронная база данных представляет собой наиболее универсальное решение по оптимизации хранения и работы с документами. Стоящая дешевле, чем громоздкие системы электронного документооборота она, вместе с тем, ничуть не менее эффективна при:

• поиске нужного документа (в том числе и несколькими пользователями одновременно);
• безопасном хранении электронных копий документов.

Услуга «Создание электронных баз данных» позволяет экономить пространство в офисе (за счет отказа от хранения большого количества документов в бумажном виде), время (существенно ускоряется поиск нужного документа), деньги (невысокая стоимость создания электронной базы данных делает её доступной для большинства коммерческих и государственных организаций).

Этапы создания электронных баз данных:

Перед тем как попасть в базу данных, документ нуждается в обработке:

• определении его ключевых атрибутов (на основании которых и будет создаваться поисковая карточка документа);
• сканировании и распознавании (оцифровка производится на мощных промышленных сканерах, обладающих высокой скоростью работы и разрешением).

Лишь после этого, после тщательной верификации документа, производится его ввод в электронную базу данных. При этом документу присваивается ряд маркеров (признаков) на основании которых потом легко его найти.

Информационных систем, на основе которых производится создание электронных баз данных, разработано великое множество.

Со своей стороны мы можем создавать базу данных как на системе заказчика, так и на собственном ПО – системе «КОД-архив». 

Последняя представляет собой программу с высоким быстродействием и интуитивно понятным, простым интерфейсом, с возможностью доработки и масштабирования.

Каждый документ при создании электронной базы данных получает карточку, по данным которой и осуществляется его поиск. При этом, количество полей в карточке может быть любым – в зависимости от специфики документооборота у организации – заказчика услуги «Создание электронных баз данных».

При необходимости точно также дорабатывается и информационная система, которой пользуется заказчик – в результате, сотрудники получают удобный инструмент для хранения и поиска документов, с привычным для них интерфейсом.

Создание электронных баз данных допускает ввод в них любых типов документов: от текстовых до графики, что позволяет пользоваться преимуществами электронного архива самым разным организациям, независимо от специфики бизнеса и формы делопроизводства.