Для отдела кадров

Электронный архив для отдела кадров

Электронный архив кадровых документов в том числе документов по личному составу - одна из известных сложностей любого отдела кадров. При достаточно большом коллективе (характерном, например, для производственных организаций или крупных компаний), а также при высокой "текучке" кадров рано или поздно количество дел сотрудников приводит к росту количества ошибок. Встречается всякое: и потеря важных дел, и внесение не тех записей... Наибольшие сложности вызывает именно скорость обращения к бумажному архиву кадровых документов при необходимости.

 Создаётся сразу две проблемы:

- Необходимость отдельного помещения для архива кадровых документов.
- Возникновение сложностей с ориентированием и доступом к архиву.

Оптимальным решением является организация электронного архива кадровых документов, сканирование кадровых документов с помощью современного обобрудования позволяет эффективно решать большую часть сложностей: с помощью компьютерных технологий может осуществляться мгновенный доступ к соответствующим делам (поиск внутри электронного архива кадровых документов из десятков тысяч человек занимает всего несколько секунд), а правильно спроектированный электронный архив кадровых документов самостоятельно определяет сроки хранения каждой записи и автоматически удаляет уже ненужные по истечении срока обязательного хранения.

Какие документы отдела кадров обычно сканируются и индексируются в электронный архив?

1. Документы по приему на работу:
Заявление о приеме на работу;
Трудовой договор
Приказ о приеме на работу;
 

2. Документы по переводу на другую работу:
Заявление о переводе на другую работу;
Представление о переводе на другую работу;
Приказ о переводе на другую работу.
 

3. Документы по увольнению с работы:
Заявление об увольнении;
личная карточка работника(Т2)
Личные дела уволенных работников
Приказ об увольнении;
 

4. Документы по оформлению отпусков:
График отпусков;
Заявление о предоставлении отпуска;
Приказ о предоставлении отпуска.
 

5. Документы по оформлению поощрений:
Представление о поощрении;
Приказ о поощрении;
 

6. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий:
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

Электронный архив отсканированых кадровых документов при постоянном использованием обладает также рядом других преимуществ, кроме скорости доступа:

- Нет необходимости в специальном помещении под архив (к тому же, требующем особых условий для хранения). Отпадает также масса проблем с организацией пожарной безопасности и согласованием с другими службами.
- Электронный архив кадровых документов на электронных носителях позволяет копировать всю базу данных, что защищает от риска утери важной информации.
- Существенно повышается эффективность работы отдела кадров: рутинные операции автоматизируются, что освобождает до 70% свободного времени на другие задачи.
- Электронный архив кадровых документов позволяет уменьшить процент ошибок в работе персонала отдела кадров, а также выявить случаи намеренного внесения заведомо неверных данных в дела.

Компания "Столичный Архивист" возьмёт на себя решение всех вопросов, связанных с сканированием кадровых документов и созданием электронного архива для отдела кадров.