Электронная опись документов
После приведения документов в электронный вид наши сотрудники составят их электронную опись, которая будет наглядно отображать содержание всего электронного архива.
Электронная опись поможет вам ориентироваться в структуре архива, а также станет основой для архивных каталогов и указателей.
Электронная опись документов - смысл и порядок!
Составление электронной описи документов является важным этапом в работы полученной информации. Однако, у обывателей часто возникают вопросы: что вообще такое электронная опись документов и почему это столь необходимо?
Прежде всего, составление электронной описи документов - это создание архивного справочника, который предназначен для раскрытия содержания и состава дел, а так же их учета. Электронная опись документов является базовым документом, на основе которого, в дальнейшем, составляются архивные каталоги, путеводители, указатели и обзоры.
Как и все делопроизводство, составление электронной описи документов подчиняется определенным правилам и нормам. Электронная Опись любого документа обязательно должна включать в себя следующие пункты:
- описательная статья,
- итоговая запись,
- лист-заверитель,
- справочный аппарат.
При электронной описи документов особо учитывается важность той или иного документа. Но не стоит забывать, что составление электронной описи документов в первую очередь подчиняется структурному принципу или хронологическому порядку. А самым распространенным способом составления является совмещение этих двух вариантов. То есть, изначально документы описываются в хронологическом порядке, а далее, согласно структурным подразделениям, формируется электронная опись дел. Электронная опись документов необходима не только для хранения дел в архиве компании. значительно облегчает процесс работы с ними - гораздо легче найти нужную документацию по архивному каталогу, чем перебрать миллион различных бумажек.
Из всего вышесказанного явно следует, что составление электронной описи документов - дело необходимое и непростое. Ведь определяющим при создании электронной описи является не только формальное выполнение всех требований, но и её качество. При возникновении сложностей с составлением описей, мы советуем вам обратиться к профессионалам. Разве кто-то сможет разобраться лучше во всех тонкостях, чем профи с многолетним опытом работы подобного характера!
Более подробную информацию можно узнать по телефону +7 (495) 766-23-43
Спецпредложения
Мы выполняем анализ затрат для выяснения потенциальной стоимости проведения работ. Для создания электронного архива мы проводим анализ существующих процессов управления Вашими документами. Многолетний опыт позволяет нам максимально быстро ориентироваться в больших объемах архивной документации. В рамках данного анализа, мы сможем определить эффективный подход к работе с Вашими документами.
Полезная информация
- - Законодательство
- - Статьи
- - Отзывы
- - Карта сайта
