Каковы преимущества использования электронного архива?

Оперативность в работе с документами

Организация электронного архива значительно дешевле, чем использование дорогостоящих офисных площадей под обычный архив.

Ваше электронное хранилище будет надёжно защищено от несанкционированного доступа. Создание электронного архива предполагает введение принципиально более строгих и контролируемых мер безопасности, чем в бумажном архиве.

Электронный архив позволяет решить проблему оперативного доступа к документам: поиск необходимого документа, и его распечатка занимают считанные секунды. Сканирование документов с последующим распознаванием даёт возможность искать не только по заголовкам дел, но и по их содержанию.

Все цифровые документы временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем и могут храниться практически вечно.

С одними и теми же документами при любой структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей, что абсолютно недоступно при использовании обычного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному сотруднику.

После установки электронного архива возможен доступ к документам сотрудниками по локальной сети или через интернет, если это предусмотрено внутренними правилами Заказчика.

Компания «Cтоличный Архивист»

Электронный архив: создание и организация электронного архива, сканирование документов.

Электронный архив: создание и организация электронного архива, сканирование документов Проблема возрастания объёмов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива. Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.

Компания «Столичный Архивист» предоставляет полный перечень услуг в области архивного делопроизводства, управления архивами и создании электронного архива. Мы предлагаем комплексное решение задач, связанных со сканированием документов, созданием и организацией электронного архива и управлением архивов частных и государственных организаций.

Вашей основной выгодой работой с нами является возможность использовать высокопрофессиональный опыт, накопленный при решении аналогичных задач по распознаванию и сканированию документов, организации, созданию электронных архивов.

Практика организации электронного архива

Создание электронного архива уже давно практикуется крупнейшими компаниями Европы и США: это очень выгодно при большом объёме базы документов, очень удобно с точки зрения документооборота внутри компании, очень надёжно с точки зрения организации информационной безопасности и крайне эффективно с точки зрения архивного хранения.

Организация электронного архива часто предполагает не только хранение копий бумажных дел (получаемых вводом данных или сканированием документов), но и создание библиотеки различных медиафайлов: фотографий и других изображений, видеоданных, звука. Именно потому крупнейшие мировые электронные архивы успешно используются компаниями, сфера деятельности которых подразумевает работу с подобными базами данных.

Услуги по созданию электронного архива компании

Услуги по созданию электронного архива компании Компания «Столичный Архивист» предлагает полный комплекс услуг по переводу бумажного архива организации (даже если его размеры впечатляют) в электронный вид: от разработки структуры хранения до сканирования документов и финальных шагов разработки электронного архива. Обратившись к нам, вы получите эффективное и экономичное решение, отличающееся высочайшим уровнем качества.

Создание электронного архива можно разделить на три этапа:

Создание электронных копий документов. Для сканирования документов используется современное оборудование — лазерные сканеры с системой автоподачи. Ветхие и ценные бумаги сканируются вручную. Для создания электронного архива специалисты компании «Столичный Архивист» сканирую финансовую и проектную документацию, документы отдела кадров, картотеки, книги и сшитые документы;
Ввод данных. Отсканированные документы обрабатываются на компьютере и заносятся в базу электронного архива. На данном этапе также сверяется физический документ с его электронной копией.
Индексация документов. Каждая бумага получает свою «карточку», по которой вы впоследствии сможете ее найти, вбив данные в форму. Это своеобразная опись в цифровом виде. Когда создание электронного архива будет завершено, вы сможете найти нужный документ по следующим параметрам: названию, номеру, типу или дате (можно задать диапазон).

Электронный архив удобен, легок в использовании и надежен. Для защиты данных от утери используется регулярное резервное копирование. В случае форс-мажора, все последствия будет легко устранить, просто восстановив электронный архив из свежей копии.

Создание электронного архива - это ваш путь к успеху!

Спецпредложения

Мы выполняем анализ затрат для выяснения потенциальной стоимости проведения работ. Для создания электронного архива мы проводим анализ существующих процессов управления Вашими документами. Многолетний опыт позволяет нам максимально быстро ориентироваться в больших объемах архивной документации. В рамках данного анализа, мы сможем определить эффективный подход к работе с Вашими документами.