Компания Cтоличный Архивист

Электронный архив: создание и организация электронного архива,  сканирование документов.

Проблема возрастания объёмов  документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к  архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация  и создание электронного архива. Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной  работы современной организации.

Компания Столичный Архивист предоставляет полный перечень услуг в области архивного делопроизводства, управления архивами и создании электронного архива. Мы предлагаем комплексное решение задач, связанных с сканированием документов, созданием и организацией электронного архива и управлением архивов частных и государственных организаций.

Вашей основной выгодой работой с нами является возможность использовать высокопрофессиональный опыт, накопленный при решении  аналогичных задач по распознаванию и  сканированию документов, организации, созданию электронных архивов. 

Каковы преимущества использования электронного архива?

• Экономическая целесообразность: организация электронного архива значительно дешевле, чем использование дорогостоящих офисных площадей под обычный архив.
• Безопасность и конфиденциальность: ваше электронное хранилище будет надёжно защищено от несанкционированного доступа. Создание электронного архива предполагает введение принципиально более строгих и контролируемых мер безопасности, чем в бумажном архиве.
• Оперативность в работе с документами: электронный архив позволяет  решить проблему оперативного доступа к документам: поиск необходимого документа, и его распечатка занимают считанные секунды. Сканирование документов с последующим распознаванием даёт возможность искать не только по заголовкам дел, но и по их содержанию.
• Надежность и постоянство: все цифровые документы временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем и могут храниться практически вечно.
• Многопользовательский режим: с одними и теми же документами при любой структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей, что абсолютно недоступно при использовании обычного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному сотруднику.
• Удалённый доступ: после  установки  электронного архива возможен  доступ к документам сотрудниками  по локальной сети или через интернет, если это предусмотрено внутренними правилами Заказчика.

Практика организации электронного архива

Создание электронного архива уже давно практикуется крупнейшими компаниями Европы и США: это очень выгодно при большом объёме базы документов, очень удобно с точки зрения документооборота внутри компании, очень надёжно с точки зрения организации информационной безопасности и крайне эффективно с точки зрения архивного хранения.

Организация электронного архива часто предполагает не только хранение копий бумажных дел (получаемых вводом данных или сканированием документов), но и создание библиотеки различных медиафайлов: фотографий и других изображений, видеоданных, звука. Именно потому крупнейшие мировые электронные архивы успешно используются компаниями, сфера деятельности которых подразумевает работу с подобными базами данных.

Услуги по созданию электронного архива компании

Компания «Столичный Архивист» предлагает полный комплекс услуг по переводу бумажного архива организации (даже если его размеры впечатляют) в электронный вид: от разработки структуры хранения до сканирования документов и финальных шагов разработки электронного архива. Обратившись к нам вы получите эффективное и экономичное решение, отличающееся высочайшим уровнем качества.

Создание электронного архива можно разделить на три этапа:

• Создание электронных копий документов. Для сканирования документов используется современное оборудование — лазерные сканеры с системой автоподачи. Ветхие и ценные документы сканируются вручную.  Для создания электронного архива специалисты компании «Столичный Архивист» сканирую финансовую и проектную документацию,  документы отдела кадров, картотеки, книги и сшитые документы;
• Ввод данных.  Отсканированные документы обрабатываются на компьютере и заносятся в базу электронного архива. На данном этапе также сверяется физический документ с его электронной копией.
• Индексация документов. Каждый документ получает свою «карточку», по которой вы впоследствии сможете его найти, вбив данные в форму.  Это своеобразная опись документов в цифровом виде. Когда создание электронного архива будет завершено, вы сможете найти нужный документ  по следующим параметрам:  названию, номеру, типу или дате (можно задать диапазон).

Электронный архив удобен, легок в использовании и надежен.  Для защиты данных от утери используется регулярное резервное копирование. В случае форс-мажора, все последствия будет легко устранить, просто восстановив электронный архив из свежей копии.

Создание электронного архива - это ваш путь к успеху!